Eine feste gesetzliche Obergrenze gibt es nicht. Maßstab ist die Angemessenheit nach § 55 Abs. 1 Nr. 3 AO, und geprüft wird jede Position einzeln. Als Praxis-Schwelle gilt maximal ein Drittel der Jahreserträge, als Faustformel rund 0,5 % des Stiftungsvermögens. Ab etwa 50 % Verwaltungskostenquote ist die Gemeinnützigkeit fast immer gefährdet.
Die Frage nach der zulässigen Höhe der Verwaltungskosten wird meist mit einer Zahl beantwortet, die es gar nicht gibt. In diesem Beitrag geht es deshalb um den echten Prüfmaßstab: welche Grenze das Gemeinnützigkeitsrecht tatsächlich zieht, wie sich die Verwaltungskostenquote sauber berechnen und belegen lässt und was passiert, wenn sie zu hoch ausfällt.
Wie sich der laufende Aufwand organisieren und senken lässt, mit Jahres-Rhythmus, Kostenblöcken und fünf konkreten Hebeln, behandelt der Beitrag Stiftung ohne Verwaltungsaufwand. Hier stehen die Grenzwerte im Mittelpunkt.
Das Wichtigste in Kürze
- Kein fester Prozentsatz: Das Gesetz kennt keine Höchstquote. § 55 Abs. 1 Nr. 3 AO verlangt Angemessenheit und verbietet unverhältnismäßig hohe Vergütungen.
- Praxis-Schwelle Drittel-Regel: maximal ein Drittel der jährlichen Erträge. Bewährt, aber nicht gesetzlich verankert.
- Faustformel über das Vermögen: rund 0,5 % des Stiftungsvermögens pro Jahr, bei 1 Mio. € also ca. 5.000 €. In der Praxis liegen viele Familienstiftungen zwischen 0,5 und 2 %.
- Die 49-Prozent-Grenze ist ein Mythos. Ab etwa 50 % wird die Gemeinnützigkeit empirisch fast immer aberkannt, gekippt werden kann sie aber auch bei niedrigerer Gesamtquote durch eine einzelne überhöhte Vergütung.
- Zähler und Nenner entscheiden: Zweckverwirklichung, nachgewiesener Auslagenersatz und Investitionen ins Stiftungsvermögen zählen nicht zu den Verwaltungskosten.
- Untergrenze: unter rund 1.000 € pro Jahr ist ein ordentlicher Stiftungsbetrieb kaum darstellbar.
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1. Gibt es eine gesetzliche Obergrenze für Verwaltungskosten?
Nein. Weder das Gesetz noch die Rechtsprechung nennen eine feste Prozentgrenze für Verwaltungskosten. Der rechtliche Maßstab ist ein anderer: Verwaltungskosten und Vergütungen müssen angemessen sein. Diese Angemessenheit wird am Fremdvergleich gemessen, also daran, was ein fremder Dritter für dieselbe Leistung verlangt hätte.
Was § 55 Abs. 1 Nr. 3 AO tatsächlich verlangt
Die Norm steht im Selbstlosigkeitsgebot und lautet: „Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck der Körperschaft fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.“ Zwei Prüffragen stecken darin. Erstens: Dient die Ausgabe überhaupt dem Stiftungszweck? Zweitens: Ist ihre Höhe verhältnismäßig? Beides wird für jede Position getrennt beantwortet, nicht pauschal über die Gesamtsumme. Der Merksatz dazu: Nicht die Quote entscheidet, sondern jede einzelne Rechnung dahinter.
Praktisch heißt das: Eine Stiftung mit insgesamt niedrigen Kosten kann trotzdem angreifbar sein, wenn eine einzelne Position aus dem Rahmen fällt. Und eine Stiftung mit auffällig hoher Quote kann sauber dastehen, wenn sich jede Position sachlich begründen und mit Vergleichsangeboten belegen lässt.
Warum die 49-Prozent-Grenze ein Mythos ist
In der Beratungspraxis kursiert hartnäckig die Aussage, Verwaltungskosten bis 49 % der Erträge seien unproblematisch. Diese Grenze existiert nicht, weder im Gesetz noch in der Rechtsprechung, und die Finanzverwaltung lehnt eine solche starre Regel ab. Wer sich darauf verlässt, verwechselt eine empirische Beobachtung mit einer Rechtsnorm. Richtig ist nur die Beobachtung dahinter: Oberhalb von etwa 50 % Verwaltungskosten wird die Gemeinnützigkeit in der Praxis fast immer aberkannt, insbesondere wenn die Stiftung zugleich um Spenden wirbt. Als Freibrief für alles darunter taugt das nicht.
2. Wie viel Prozent der Erträge dürfen die Verwaltungskosten ausmachen?
Als bewährte Praxis-Schwelle gilt: höchstens ein Drittel der jährlichen Erträge. Diese Drittel-Regel ist nicht gesetzlich verankert, hat sich aber als Orientierung durchgesetzt, weil sie zwei Dinge gleichzeitig sichert, nämlich einen ordentlichen Betrieb und einen substanziellen Rest für den Stiftungszweck.
Die Drittel-Regel und was sie leistet
Die Drittel-Regel ist ein Ampelwert, keine Rechtsgrundlage. Unterhalb davon fällt eine Stiftung in aller Regel nicht auf. Darüber beginnt Begründungsbedarf: Die Aufsicht oder das Finanzamt will dann wissen, warum der Aufwand in diesem Jahr höher lag, und akzeptiert nachvollziehbare Sondereffekte wie eine Erstberatung, einen Beraterwechsel oder eine einmalige Beurkundung durchaus. Ab etwa 50 % wird es bei gemeinnützigen Stiftungen kritisch. Wichtig ist der Bezugspunkt: Gemeint sind die Erträge eines Jahres, nicht das Vermögen, und ein ertragsschwaches Jahr hebt die Quote automatisch an, ohne dass sich an den Kosten etwas geändert hätte.
Die Faustformel über das Vermögen
Weil Erträge schwanken, arbeitet die Praxis zusätzlich mit einer vermögensbezogenen Faustformel: rund 0,5 % des Stiftungsvermögens pro Jahr. Bei 1 Mio. € Vermögen sind das etwa 5.000 € Verwaltungskosten. Tatsächlich bewegen sich viele Familienstiftungen in einem Korridor zwischen 0,5 und 2 % des Vermögens. Nach unten gibt es ebenfalls eine Grenze: Unter rund 1.000 € pro Jahr lässt sich eine Stiftung mit Bankverbindung und Steuerberater kaum ordentlich betreiben. Wer deutlich darunter kalkuliert, plant nicht sparsam, sondern unrealistisch.
Drei Kostenprofile aus der Praxis
| Konstellation | Erträge p. a. | Verwaltungskosten | Quote | Einordnung |
|---|---|---|---|---|
| Gemeinnützige Stiftung, 1 Mio. € Vermögen (zusätzlich 25.000 € Stipendien als Zweckverwirklichung) | 35.000 € | 4.500 € | 13 % | Sehr gut |
| Familienstiftung, 200.000 € Vermögen | 8.000 € | 2.500 € | 31 % | In Ordnung, leicht über der 0,5-%-Faustformel, aber unter der Drittel-Grenze |
| Familienstiftung, 80.000 € Vermögen | 3.000 € | 2.800 € | 93 % | Gefährdet: Der Zweck lässt sich nicht mehr erfüllen, die Substanz wird verzehrt |
Das dritte Profil zeigt den eigentlichen Punkt: Eine zu hohe Quote ist selten ein Kostenproblem, sondern meist ein Größenproblem. Die Kosten sind dort nicht unangemessen, das Vermögen ist zu klein für eine eigene rechtsfähige Struktur.
3. Welche Kosten zählen überhaupt zu den Verwaltungskosten?
Zu den Verwaltungskosten zählt alles, was den Betrieb der Stiftung ermöglicht, nicht aber ihren Zweck verwirklicht. Diese Abgrenzung entscheidet über den Zähler der Quote und damit über das gesamte Ergebnis. Sie sauber zu ziehen ist der wirksamste und zugleich der am häufigsten übersehene Schritt.
Was in den Zähler gehört
- Beratung und Compliance: Steuerberater, Notar, Anwalt.
- Bankgebühren: Konto, Depot, Transaktionen.
- Vorstandsvergütung, soweit sie über den Ersatz von Auslagen hinausgeht.
- Versicherungen: D&O-Versicherung, Sachversicherungen.
- Beiträge der Stiftungsaufsicht, je nach Bundesland unterschiedlich.
- Geschäftsführungs-Vergütung einer gGmbH, anteilig.
- Sonstiges: Verwaltungssoftware, Büromiete, Repräsentation.
Was nicht dazugehört
- Zweckverwirklichung: Stipendien, Förderungen, Projektmittel. Das ist Mittelverwendung, keine Verwaltung. Wie zeitnah diese Mittel eingesetzt werden müssen, klärt der Beitrag zeitnahe Mittelverwendung.
- Erstattung tatsächlich nachgewiesener Auslagen des Vorstands, etwa Reisekosten oder Bürobedarf. Das ist Auslagenersatz, keine Vergütung.
- Investitionen ins Stiftungsvermögen, zum Beispiel der Kauf einer Immobilie. Das ist eine Anschaffung, keine Verwaltung.
Von dieser Abgrenzung zu unterscheiden ist die steuerliche Frage, ob und wie eine Ausgabe das Einkommen der Stiftung mindert. Sie folgt eigenen Regeln und wird im Beitrag abzugsfähige Kosten der Stiftung behandelt.
Wie die Zuordnung die Quote verändert
Wie stark die Zuordnung wirkt, zeigt eine größere gemeinnützige Stiftung mit 5 Mio. € Vermögen, 150.000 € Jahresertrag und aktiver Programmarbeit. Die Kostenseite: Geschäftsführerin in Vollzeit 70.000 €, Office-Management in Teilzeit 15.000 €, Steuer- und Rechtsberatung 10.000 €, Versicherungen, IT und Sonstiges 3.000 €. In Summe 98.000 €, also 65 % der Erträge und auf den ersten Blick weit über der Drittel-Schwelle.
Auflösen lässt sich das nicht durch Kürzen, sondern durch korrekte Zuordnung: Geschäftsführerin und Office-Management wirken unmittelbar am Programm mit, etwa bei Mentoring, Auswahl der Stipendiaten und Projektsteuerung. Dieser Anteil ihrer Personalkosten ist Zweckverwirklichung und gehört nicht in den Verwaltungsblock. Entscheidend sind dabei zwei Dinge: eine nachvollziehbare Stundenaufschreibung und die saubere Buchung in der Vier-Sphären-Trennung. Damit sinkt die reine Verwaltungsquote auf akzeptable Werte. Der Merksatz: Wer nicht zuordnet, rechnet sich künstlich in die Gefahrenzone.
4. Wie berechnest du die Verwaltungskostenquote und weist sie nach?
Die Verwaltungskostenquote ergibt sich aus den Verwaltungskosten eines Geschäftsjahres geteilt durch die Erträge desselben Jahres. Der Aufwand für die Zweckverwirklichung bleibt außen vor, sonst wird jede aktive Stiftung rechnerisch auffällig, obwohl sie genau das tut, wofür sie errichtet wurde.
Rechenbeispiel: gemeinnützige Stiftung mit 1 Mio. € Vermögen
Die Stiftung erwirtschaftet 35.000 € Erträge. Sie zahlt 4.500 € für Steuerberatung, Bank, Aufsichtsbeitrag und Versicherungen und schüttet 25.000 € an Stipendien aus. Die Rechnung lautet 4.500 € geteilt durch 35.000 €, also 13 %. Die Stipendien erhöhen die Quote nicht, sie sind Zweckverwirklichung. Würde man sie fälschlich mitrechnen, käme man auf über 84 % und damit auf ein Ergebnis, das die Realität dieser Stiftung vollständig verzeichnet.
Der Nachweis: eine Kostenaufstellung als Anlage zum Jahresabschluss
Bewährt hat sich eine schlichte Tabelle mit allen Verwaltungspositionen und ihrem jeweiligen Anteil an den Erträgen, beigefügt als Anlage zum Jahresabschluss. Sie erfüllt drei Aufgaben gleichzeitig: Sie zeigt Stiftungsrat und Aufsicht klare Zahlen, sie belegt gegenüber dem Finanzamt die Zuordnung jeder Position, und sie verhindert Diskussionen über Angemessenheit, bevor sie entstehen. Zur Aufstellung gehören die Belege, bei Personal die Stundenaufschreibung und bei größeren Positionen die Vergleichsangebote, die die Höhe stützen. Welche Bestandteile der Jahresabschluss darüber hinaus enthalten muss, behandelt der Beitrag Jahresabschluss der Stiftung.
5. Aus welchen Mitteln dürfen Verwaltungskosten gedeckt werden?
Verwaltungskosten werden grundsätzlich aus den laufenden Erträgen bezahlt, also aus Zinsen, Mieten, Dividenden und Beteiligungserträgen. Das ist die Standardquelle, und bei einer sauber dimensionierten Stiftung reicht sie aus. Für die übrigen Quellen gelten enge Regeln.
- Spenden ohne Zweckbindung dürfen bei gemeinnützigen Stiftungen und gGmbHs für die Verwaltung eingesetzt werden. Hat der Spender die Zuwendung zweckgebunden, ist die Verwendung entsprechend eingeschränkt.
- Grundstockvermögen darf allenfalls kurzfristige Kostenspitzen auffangen, solange das Vermögen real erhalten bleibt. Eine dauerhafte Finanzierung aus der Substanz verletzt den Vermögenserhaltungsgrundsatz.
- Freie Rücklage: nicht zulässig. Sie dient nach § 62 Abs. 1 Nr. 3 AO ausschließlich dem Vermögenserhalt, nicht dem laufenden Betrieb. Eine zweckwidrige Verwendung verstößt gegen das Steuerrecht und kann die Gemeinnützigkeit gefährden.
- Zweckgebundene Rücklage: ebenfalls nicht zulässig. Sie ist für ein konkretes Projekt reserviert und steht für laufende Verwaltung nicht zur Verfügung.
Daraus folgt eine einfache Planungsregel: Wer die laufenden Kosten nicht aus den laufenden Erträgen tragen kann, hat kein Finanzierungsproblem für ein Jahr, sondern ein Strukturproblem auf Dauer.
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Stiftungs-Check starten6. Wann ist die Vorstandsvergütung noch angemessen?
Eine Vorstandsvergütung ist nur zulässig, wenn die Satzung sie ausdrücklich erlaubt, und ihre Höhe muss dem Fremdvergleich standhalten. Sieht die Satzung Ehrenamtlichkeit vor, darf keine Vergütung gezahlt werden, auch keine verdeckte pauschale Aufwandsentschädigung.
Satzungsgrundlage vor Höhe
Die Reihenfolge der Prüfung wird oft vertauscht. Zuerst zählt die Zulässigkeit dem Grunde nach, erst danach die Höhe. Ohne Satzungsklausel sind auch pauschale Aufwandsentschädigungen unzulässig, selbst wenn sie unter den steuerfreien Pauschalen nach § 3 Nr. 26a EStG (Ehrenamtspauschale) oder § 3 Nr. 26 EStG (Übungsleiterpauschale) bleiben. Zulässig bleibt ohne Klausel allein die Erstattung tatsächlich nachgewiesener Auslagen. Die Vergütungsfrage im Detail, samt der Frage, was ein Vorstand überhaupt verdienen darf, behandelt der Beitrag Stiftungsvorstand Gehalt.
Angemessen heißt marktüblich
Gemessen wird die Höhe an Umfang, Verantwortung und tatsächlichem Aufwand der Tätigkeit, verglichen mit marktüblichen Maßstäben. Belegbar wird das über Vergleichsangebote und Branchenstandards. Bei gemeinnützigen Stiftungen prüft das Finanzamt jede Vergütung einzeln, und genau hier liegt das größte Einzelrisiko: Eine deutlich übermarktgerechte Vergütung, etwa 100.000 € für eine Tätigkeit von rund zehn Stunden im Monat, kann die Gemeinnützigkeit allein kippen, auch wenn die Gesamtkosten unter 50 % der Erträge bleiben.
7. Was passiert bei Überschreitung der Angemessenheitsgrenze?
Die Folgen hängen davon ab, wer prüft. Bei der gemeinnützigen Stiftung steht die Gemeinnützigkeit selbst auf dem Spiel, bei der Familienstiftung greift zunächst die Stiftungsaufsicht ein. In beiden Fällen beginnt es selten mit einer Sanktion und meist mit einer Nachfrage.
Gemeinnützige Stiftung: das Finanzamt prüft streng
Das Finanzamt prüft jede Position einzeln und mit Blick auf den Erhalt der Gemeinnützigkeit. Bleiben die Verwaltungskosten dauerhaft über etwa 50 % der Erträge, wird die Gemeinnützigkeit in der Praxis fast immer aberkannt. Der Entzug droht allerdings ebenso unterhalb dieser Marke, sobald sich eine einzelne Vergütung als unverhältnismäßig erweist. Was der Verlust der Gemeinnützigkeit konkret bedeutet und wie er sich abwenden lässt, behandelt der Beitrag Gemeinnützigkeit verlieren.
Familienstiftung: die Stiftungsaufsicht mahnt an
Bei der Familienstiftung prüft die Stiftungsaufsicht ebenfalls die Angemessenheit, in der Regel weniger streng als das Finanzamt bei gemeinnützigen Stiftungen; die Kostenhöhe ist dort meist nicht das Hauptkriterium. Bei einem Übermaß erhält der Vorstand zunächst einen Hinweis. Die härtere Grenze ist hier ökonomisch: Wenn die Verwaltungskosten die Erträge weitgehend aufzehren, kann die Stiftung ihren Zweck nicht mehr erfüllen und verzehrt Substanz. Genau das ist die Konstellation aus dem dritten Kostenprofil oben.
Vier Konstellationen, in denen die Quote kippt
- Vergüteter Vorstand bei niedrigen Erträgen: Die Vergütung dominiert die Ertragsseite. Das ist die klassische Aberkennungs-Konstellation.
- Mehrfacher Steuerberaterwechsel: Übergangs-Doppelmandate treiben die Kosten in einem Jahr nach oben.
- Aufgeblähte Reisekosten: Viel Reisetätigkeit des Vorstands mit hohen Tagessätzen zieht regelmäßig Kritik der Aufsicht nach sich.
- Unauffällig dagegen: ein hoher Steuerberaterposten bei ehrenamtlichem Vorstand. Die Gesamtkosten liegen dann meist im akzeptablen Bereich.
8. Welche Fehler kosten bei den Verwaltungskosten am meisten?
- Die 49-Prozent-Grenze als Freibrief nehmen: Diese Schwelle steht in keinem Gesetz. Wer sie zur Kalkulationsgrundlage macht, plant auf einer Regel, die im Prüfungsfall nicht trägt.
- Zweckverwirklichung als Verwaltung buchen: Fördermittel und Programmarbeit gehören nicht in den Zähler. Ohne Stundenaufschreibung und Sphärenzuordnung rechnet sich die Stiftung selbst in eine Quote, die sie gar nicht hat.
- Nur die Gesamtquote betrachten: Eine einzelne überhöhte Vergütung kann die Gemeinnützigkeit auch bei niedriger Gesamtquote kosten.
- Vergütung ohne Satzungsgrundlage zahlen: unzulässig selbst unterhalb der steuerfreien Pauschalen, und bei gemeinnützigen Stiftungen ein direktes Risiko.
- Den laufenden Betrieb aus Rücklagen bestreiten: Beide Rücklagenarten sind dafür gesperrt, die freie nach § 62 Abs. 1 Nr. 3 AO und die zweckgebundene wegen ihrer Projektbindung. Deckungsquelle bleiben die Erträge des Jahres.
- Keine Kostenaufstellung führen: Ohne Anlage zum Jahresabschluss und ohne Belege wird die Angemessenheit zur Auslegungsfrage, und zwar zulasten der Stiftung.
- Zu klein gründen: Wo die Erträge die Mindestkosten von rund 1.000 € pro Jahr kaum decken, hilft keine Kostendisziplin mehr.
Unser Fazit
Die zulässige Höhe der Verwaltungskosten lässt sich nicht in einer einzigen Prozentzahl ausdrücken, und wer eine solche Zahl anbietet, vereinfacht zu stark. Rechtlich gilt die Angemessenheit nach § 55 Abs. 1 Nr. 3 AO, geprüft Position für Position. Praktisch arbeitet man mit zwei Orientierungswerten: maximal ein Drittel der Jahreserträge und rund 0,5 % des Vermögens pro Jahr, wobei ab etwa 50 % Quote die Gemeinnützigkeit ernsthaft gefährdet ist. Wer sauber zwischen Verwaltung und Zweckverwirklichung trennt, die Quote jährlich ausrechnet und sie mit einer belegten Kostenaufstellung dokumentiert, hat die Angemessenheitsfrage im Griff, bevor sie jemand stellt. Und wenn die Quote dauerhaft nicht in den Rahmen passt, ist das kein Kostenproblem, sondern ein Hinweis auf die Struktur: Dann ist die Stiftung für ihr Vermögen zu aufwendig aufgesetzt.
FAQ zu den Verwaltungskosten einer Stiftung
Wer prüft die Verwaltungskosten einer Stiftung?
Zwei Instanzen. Die Stiftungsaufsicht des Bundeslandes prüft die Angemessenheit im Rahmen der Rechtsaufsicht und weist den Vorstand bei einem Übermaß darauf hin. Bei gemeinnützigen Stiftungen prüft zusätzlich das Finanzamt, und zwar strenger, weil es um den Erhalt der Gemeinnützigkeit geht.
Gelten für Familienstiftungen dieselben Grenzen wie für gemeinnützige Stiftungen?
Der Angemessenheitsmaßstab gilt für beide, die Prüfschärfe unterscheidet sich. Bei der Familienstiftung ist die Höhe der Verwaltungskosten meist nicht das Hauptkriterium der Aufsicht. Bei der gemeinnützigen Stiftung prüft das Finanzamt jede Position einzeln, weil eine überhöhte Ausgabe unmittelbar die Gemeinnützigkeit gefährdet.
Zählt die Vorstandsvergütung zu den Verwaltungskosten?
Ja, soweit sie über den Ersatz nachgewiesener Auslagen hinausgeht. Reiner Auslagenersatz, etwa für Reisekosten oder Bürobedarf, ist keine Vergütung und zählt nicht mit. Eine Vergütung setzt allerdings immer eine ausdrückliche Satzungsklausel voraus.
Kann eine einzelne Position die Gemeinnützigkeit kippen?
Ja. Auch bei einer Gesamtquote unter 50 % kann eine unverhältnismäßig hohe Vergütung zur Aberkennung führen, weil § 55 Abs. 1 Nr. 3 AO jede Begünstigung einzeln verbietet. Ein Fremdvergleich mit Vergleichsangeboten und Branchenstandards gehört deshalb zu jeder größeren Vergütungsentscheidung.
Wie niedrig dürfen die Verwaltungskosten sein?
Nach unten gibt es keine rechtliche Grenze, wohl aber eine praktische: rund 1.000 € pro Jahr. Darunter lässt sich eine Stiftung mit Bankverbindung und Steuerberater kaum ordentlich betreiben. Wer knapper kalkuliert, unterschätzt den Pflichtteil des Betriebs.
Muss die Verwaltungskostenquote offiziell gemeldet werden?
Eine eigenständige Meldepflicht für die Quote gibt es nicht. Bewährt hat sich aber eine Kostenaufstellung mit allen Verwaltungspositionen und ihrem Anteil an den Erträgen als Anlage zum Jahresabschluss. Sie ist gegenüber Aufsicht und Finanzamt der einfachste Nachweis der Angemessenheit.
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Quellen und Rechtsgrundlagen
- Selbstlosigkeit, Verbot unverhältnismäßig hoher Vergütungen und Angemessenheitsmaßstab: § 55 Abs. 1 Nr. 3 AO
- Freie Rücklage, Zweckbindung und Vermögenserhalt: § 62 Abs. 1 Nr. 3 AO
- Steuerfreie Ehrenamtspauschale: § 3 Nr. 26a EStG; Übungsleiterpauschale: § 3 Nr. 26 EStG (jeweils nur zulässig, wenn die Satzung eine Vergütung erlaubt)
- Rechtsrahmen der rechtsfähigen Stiftung: §§ 80 ff. BGB
- Praxiswerte zu Drittel-Regel, Faustformeln, Kostenprofilen und Zuordnung aus der Beratungspraxis Ratgeber Stiftung. Stand: August 2026.
