Stiftungsmanagement ist Führungsaufgabe des Vorstands: Er führt die Geschäfte der Stiftung (§ 84 Abs. 1 S. 2 BGB) und darf Routinen an Dienstleister abgeben, seine Verantwortung dafür aber nicht. Es bleibt bei der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsführers (§ 84a Abs. 2 S. 1 BGB). Ausgelagerte Buchführung, Jahresrechnung und Steuererklärung kosten laufend ab rund 1.500 € pro Jahr.
In diesem Beitrag geht es nicht darum, was im Jahreslauf einer Stiftung alles zu erledigen ist, sondern darum, wer es erledigt. Die meisten Stiftungen scheitern im Alltag nicht an fehlendem Wissen, sondern an einer ungeklärten Zuständigkeit: Alle gehen davon aus, dass sich jemand anderes kümmert.
Wir schauen uns deshalb an, welche Aufgaben sich sauber abgeben lassen, auf welcher Rechtsgrundlage das geschieht, was die Übertragung an der Haftung ändert und was um jeden Preis beim Vorstand bleiben muss. Den kompletten Jahresablauf mit Rhythmus und Fristen findest du im Beitrag Stiftung verwalten.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Zuständigkeit ist gesetzlich vorgegeben: Die Stiftung muss einen Vorstand haben, und der Vorstand führt die Geschäfte (§ 84 Abs. 1 BGB). Er vertritt die Stiftung gerichtlich und außergerichtlich und hat die Stellung eines gesetzlichen Vertreters (§ 84 Abs. 2 S. 1 BGB).
- Delegation ist die Ausnahme, nicht der Normalfall: Auf die Tätigkeit eines Organmitglieds sind die §§ 664 bis 670 BGB entsprechend anzuwenden (§ 84a Abs. 1 S. 1 BGB). Und dort steht: Der Beauftragte darf im Zweifel die Ausführung des Auftrags nicht einem Dritten übertragen (§ 664 Abs. 1 S. 1 BGB).
- Der Maßstab bleibt derselbe: Bei der Geschäftsführung hat das Organmitglied die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsführers anzuwenden (§ 84a Abs. 2 S. 1 BGB). Ein Steuerberatervertrag ändert daran nichts, er verschiebt die Arbeit, nicht die Pflicht.
- Für Aufgaben mit Außenwirkung gibt es einen sauberen Weg: Die Satzung kann bestimmen, dass neben dem Vorstand für gewisse Geschäfte besondere Vertreter zu bestellen sind (§ 30 BGB, anwendbar über § 84 Abs. 5 BGB). Ohne Satzungsgrundlage bleibt jede Auslagerung reine Innenorganisation.
- Die Rechnung entscheidet mit: Die laufende Verwaltung beginnt bei rund 1.500 € pro Jahr, und sie ist aus den Erträgen zu bestreiten, nicht aus dem Grundstockvermögen (§ 83c Abs. 1 BGB). Unterhalb von etwa 150.000 bis 200.000 € Vermögen trägt sich das schwer.
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1. Was gehört zum Stiftungsmanagement, und wer trägt es?
Stiftungsmanagement ist die laufende Geschäftsführung einer Stiftung, und die liegt gesetzlich beim Vorstand. § 84 Abs. 1 BGB formuliert es in zwei knappen Sätzen: Die Stiftung muss einen Vorstand haben, und der Vorstand führt die Geschäfte der Stiftung. Damit ist die Frage nach dem Verantwortlichen beantwortet, bevor irgendein Dienstleister ins Spiel kommt.
Drei Ebenen, die man im Alltag auseinanderhalten sollte
Wer Stiftungsmanagement organisieren will, sortiert die Arbeit am besten nach dem, was sie verlangt, und nicht nach dem Kalender:
- Steuern: Entscheidungen treffen. Ausschüttungen, Anlageentscheidungen, Verträge, Personalfragen, Satzungsthemen. Das ist Organhandeln und lässt sich nicht auslagern, sondern nur vorbereiten lassen.
- Ausführen: Routinen abarbeiten. Belege buchen, Zahlungen anstoßen, Erklärungen erstellen, Berichte formatieren, Fristen im Kalender halten. Hier sitzt fast alles, was sinnvoll an Dritte geht.
- Nachweisen: Belegen, dass die Entscheidung getroffen wurde und richtig zustande kam. Protokolle, Beschlüsse, Berichte an die Stiftungsaufsicht, Ablage. Vorbereiten kann das ein Dienstleister, verantworten muss es der Vorstand.
Der Merksatz dazu: Abgeben lässt sich das Ausführen, teilweise das Nachweisen, nie das Steuern.
Warum "Management" hier mehr ist als ein modernes Wort für Verwaltung
Verwaltung beschreibt die Tätigkeit, Management beschreibt die Organisation dahinter. Eine Stiftung mit 500.000 € Vermögen hat vielleicht zwanzig Vorgänge im Jahr. Das Problem ist nicht ihr Umfang, sondern dass sie über zwölf Monate verteilt sind, an unterschiedlichen Stellen entstehen und niemandem gehören, solange niemand sie zuordnet. Genau deshalb ist die erste Managementleistung keine fachliche, sondern eine organisatorische: eine Liste aller wiederkehrenden Aufgaben, hinter jeder ein Name, hinter jedem Namen eine Rechtsgrundlage.
2. Welche Aufgaben darf der Vorstand abgeben, und welche nicht?
Abgeben lässt sich alles, was Ausführung ist, nicht aber das, was Entscheidung oder Vertretung ist. Die Grenze zieht das Gesetz überraschend deutlich, wenn man weiß, wo sie steht.
Der entscheidende Verweis: §§ 664 bis 670 BGB
Auf die Tätigkeit eines Organmitglieds für die Stiftung sind die §§ 664 bis 670 BGB entsprechend anzuwenden (§ 84a Abs. 1 S. 1 BGB). Das Organmitglied steht damit rechtlich in der Position eines Beauftragten gegenüber der Stiftung. Und im Auftragsrecht steht der Satz, der über die gesamte Delegationsfrage entscheidet: Der Beauftragte darf im Zweifel die Ausführung des Auftrags nicht einem Dritten übertragen (§ 664 Abs. 1 S. 1 BGB).
Im Zweifel heißt: Wenn nichts anderes geregelt ist, gilt das Verbot. Wer als Vorstand die Geschäftsführung an eine externe Stiftungsverwaltung "übergibt", ohne dass Satzung oder Vorstandsbeschluss das tragen, hat nicht delegiert, sondern seine eigene Pflicht verletzt. Was dagegen unproblematisch bleibt, ist der Einsatz von Hilfspersonen für einzelne Arbeiten. Auch dafür hat das Gesetz eine Regel: Für das Verschulden eines Gehilfen ist der Beauftragte nach § 278 BGB verantwortlich (§ 664 Abs. 1 S. 3 BGB). Der Fehler des Buchhaltungsbüros bleibt also im Verhältnis zur Stiftung der Fehler des Vorstands.
Die Aufgabenlandkarte
| Aufgabe | Wer sie typischerweise ausführt | Was beim Vorstand bleibt |
|---|---|---|
| Laufende Buchführung, Belegerfassung | Steuerberater oder Buchhaltungsbüro | Belegfreigabe, Plausibilitätskontrolle, begrenzte Kontovollmachten |
| Jahresrechnung beziehungsweise Jahresabschluss | Steuerberater | Feststellung durch Vorstandsbeschluss |
| Steuererklärungen | Steuerberater | Vollständigkeit der zugelieferten Angaben, Freigabe vor Einreichung |
| Kapitalanlage und Depotführung | Vermögensverwalter mit Mandat | Anlagerichtlinie, Berichtsturnus, Kontrolle der Vermögenserhaltung (§ 83c Abs. 1 BGB) |
| Bericht an die Stiftungsaufsicht | Vorbereitung extern möglich | Inhaltliche Verantwortung und Einreichung |
| Zahlungsverkehr, Ausschüttungen an Begünstigte | Buchhaltung führt aus | Beschluss über jede einzelne Zuwendung |
| Fristenkalender und Wiedervorlage | Dienstleister kann ihn führen | Regelmäßiger Abgleich, Verantwortung für Versäumnisse |
| Vertretung nach außen, Verträge, Satzungsfragen | nicht abgebbar | alles (§ 84 Abs. 1, Abs. 2 S. 1 BGB) |
Was der Vorstand niemals aus der Hand gibt
Der Vorstand vertritt die Stiftung gerichtlich und außergerichtlich; er hat die Stellung eines gesetzlichen Vertreters (§ 84 Abs. 2 S. 1 BGB). Besteht der Vorstand aus mehreren Personen, wird die Stiftung durch die Mehrheit der Vorstandsmitglieder vertreten (§ 84 Abs. 2 S. 2 BGB). Diese Stellung ist kein Titel, den man weiterreichen kann. Ein externer Verwalter kann bevollmächtigt werden, er wird dadurch nicht zum Organ. Wer die Rollen im Detail auseinanderhalten will, findet sie im Beitrag Verwalter einer Stiftung sortiert.
3. Wie überträgst du eine Aufgabe rechtssicher, statt sie nur wegzugeben?
Es gibt drei saubere Wege, und sie unterscheiden sich nicht im Aufwand, sondern in der Außenwirkung. Wer den falschen wählt, hat eine Vereinbarung, die im Innenverhältnis funktioniert und gegenüber Dritten ins Leere geht.
| Weg | Rechtsgrundlage | Wirkung nach außen | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|
| Dienstleister als Hilfsperson | Dienst- oder Werkvertrag; Zurechnung über § 664 Abs. 1 S. 3 BGB | keine eigene Organstellung, allenfalls Vollmacht im Einzelfall | Buchführung, Jahresrechnung, Steuererklärung, Depotverwaltung |
| Besonderer Vertreter | § 30 BGB, anwendbar über § 84 Abs. 5 BGB, Grundlage in der Satzung | Vertretungsmacht im Zweifel für alle Rechtsgeschäfte des zugewiesenen Geschäftskreises | abgegrenzter Bereich wie Immobilienverwaltung oder Förderbetrieb |
| Weiteres Organ | § 84 Abs. 4 BGB, Regelung in der Satzung | eigene Aufgaben und Befugnisse laut Satzung | Beirat, Kuratorium, Anlageausschuss |
Der besondere Vertreter als unterschätztes Instrument
Durch die Satzung kann bestimmt werden, dass neben dem Vorstand für gewisse Geschäfte besondere Vertreter zu bestellen sind; die Vertretungsmacht eines solchen Vertreters erstreckt sich im Zweifel auf alle Rechtsgeschäfte, die der ihm zugewiesene Geschäftskreis gewöhnlich mit sich bringt (§ 30 BGB). Über § 84 Abs. 5 BGB gilt das auch für Stiftungen. Damit lässt sich zum Beispiel die gesamte Immobilienverwaltung als Geschäftskreis herauslösen, ohne dass der Vorstand jeden Mietvertrag selbst unterschreibt. Der Preis: Der Geschäftskreis muss in der Satzung angelegt sein und präzise beschrieben werden, sonst reicht die Vertretungsmacht weiter, als gewollt war.
Weitere Organe als Kontrollebene
In der Satzung können neben dem Vorstand weitere Organe vorgesehen werden, und für ein weiteres Organ sollen auch die Bestimmungen über die Bildung, die Aufgaben und die Befugnisse in der Satzung enthalten sein (§ 84 Abs. 4 BGB). Ein Beirat oder Anlageausschuss nimmt dem Vorstand keine Arbeit ab, er nimmt ihm Einsamkeit ab. Für kleine Familienstiftungen ist das oft der wirksamere Hebel als ein weiterer Dienstleistervertrag, weil er die Qualität der Entscheidungen verbessert und nicht nur ihre Abwicklung. Wie das Organ selbst zu besetzen ist, behandelt der Beitrag Stiftungsvorstand besetzen.
4. Was bleibt beim Vorstand, wenn er Aufgaben abgibt, und wie behältst du die Kontrolle?
Der Sorgfaltsmaßstab bleibt, und zwar unverändert. Bei der Geschäftsführung hat das Organmitglied die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsführers anzuwenden (§ 84a Abs. 2 S. 1 BGB). Diese Pflicht kennt keine Ausnahme für den Fall, dass ein Dritter die Arbeit macht. Sie verändert nur ihren Gegenstand: Aus der Pflicht, es selbst richtig zu machen, wird die Pflicht, den richtigen Dritten auszuwählen, ihn zu instruieren und sein Ergebnis zu prüfen.
Die drei Restpflichten nach der Delegation
- Auswahl: Ist die Übertragung gestattet, hat der Beauftragte nur ein ihm bei der Übertragung zur Last fallendes Verschulden zu vertreten (§ 664 Abs. 1 S. 2 BGB). Anders gesagt: Die Haftung wandert nicht weg, sie wandert an den Anfang. Wer stiftungsrechtlich unerfahrene Dienstleister beauftragt, weil sie günstiger sind, trägt genau dafür das Risiko.
- Einweisung: Ein Steuerberater, der Satzung und Anlagerichtlinie nie gesehen hat, kann die Vermögenserhaltung nach § 83c Abs. 1 BGB nicht abbilden. Die Unterlagen gehören zum Mandatsbeginn auf den Tisch, nicht erst in die Betriebsprüfung.
- Überwachung: Der Beauftragte ist verpflichtet, die erforderlichen Nachrichten zu geben, auf Verlangen über den Stand des Geschäfts Auskunft zu erteilen und nach der Ausführung Rechenschaft abzulegen (§ 666 BGB). Diese Pflicht trifft über § 84a Abs. 1 S. 1 BGB das Organmitglied gegenüber der Stiftung. Wer selbst Rechenschaft schuldet, muss sich die Grundlagen dafür von seinen Dienstleistern geben lassen.
Der Schutzraum für unternehmerische Entscheidungen
Es gibt eine Entlastung, und sie ist wichtiger, als sie klingt: Eine Pflichtverletzung liegt nicht vor, wenn das Organmitglied bei der Geschäftsführung unter Beachtung der gesetzlichen und satzungsmäßigen Vorgaben vernünftigerweise annehmen durfte, zum Wohle der Stiftung zu handeln (§ 84a Abs. 2 BGB). Diese Regel schützt Entscheidungen, die sich später als falsch erweisen, nicht aber Entscheidungen, die ohne Grundlage getroffen wurden. Der praktische Unterschied liegt in der Vorbereitung: Wer vor einer Anlageentscheidung zwei Angebote eingeholt, die Anlagerichtlinie geprüft und beides protokolliert hat, steht im Streitfall in diesem Schutzraum. Wer nur ein Ergebnis vorweisen kann, steht daneben.
Ergänzend erklärt § 84a Abs. 3 BGB die Haftungserleichterung des § 31a BGB für entsprechend anwendbar; sie kann durch die Satzung beschränkt oder ausgeschlossen werden. Der Merksatz für diesen Abschnitt: Die Delegation verlagert die Arbeit nach außen und die Verantwortung nach vorn, in die Auswahl und in die Kontrolle.
Berichte und Anlagerichtlinie im Vertrag verankern
Ein Mandat ohne festen Berichtsturnus produziert einmal im Jahr eine Überraschung. Sinnvoll ist, im Vertrag festzuhalten, was wann berichtet wird: ein Vermögensbericht mit Bestand und Entwicklung, eine Abweichungsmeldung, sobald die Anlagerichtlinie verlassen wird, und eine Übersicht offener Punkte vor jeder Vorstandssitzung. Die gesetzliche Logik dahinter ist dieselbe wie im Innenverhältnis: Auskunft über den Stand des Geschäfts und Rechenschaft nach der Ausführung (§ 666 BGB). Was der Vorstand der Stiftung schuldet, muss er sich von seinen Dienstleistern beschaffen können.
Gegenüber einem Vermögensverwalter ist die Anlagerichtlinie dabei das wirksamste Instrument, das der Vorstand hat, weil sie aus einer Erwartung eine vertragliche Bindung macht. Sie legt fest, was erlaubt ist, was nicht, ab welcher Größenordnung Rücksprache nötig ist und wie über Abweichungen berichtet wird. Ohne sie ist jede Diskussion über eine Fehlentwicklung eine Diskussion über Geschmack. Wie sie aufgebaut wird, steht im Beitrag Anlagerichtlinien der Stiftung.
Vollmachten und Zugänge begrenzen
Eine Buchhaltung braucht Lesezugriff auf Konten, keine Überweisungsvollmacht. Ein Vermögensverwalter braucht ein Verwaltungsmandat, keine Verfügungsbefugnis über die Konten der Stiftung. Zahlungen oberhalb einer in der Satzung oder Geschäftsordnung festgelegten Grenze sollten zwei Unterschriften brauchen. Und beim Wechsel eines Dienstleisters gilt: Zugänge sofort entziehen, Unterlagen vollständig anfordern, bevor die letzte Rechnung bezahlt ist.
5. Wie organisierst du Beschlüsse und Dokumentation so, dass sie im Prüfungsfall halten?
Indem du jeden Beschluss als eigenen Vorgang behandelst und die Dokumentation zum Bestandteil der Entscheidung machst, nicht zu ihrer Nacharbeit. Der häufigste Mangel in kleinen Stiftungen ist nicht die falsche Entscheidung, sondern die Entscheidung, für die es keinen Nachweis gibt.
Was ein tragfähiger Beschluss enthält
Ein Protokoll, das im Prüfungsfall trägt, beantwortet fünf Fragen: Wer hat entschieden, wann, auf welcher Grundlage, mit welchem Inhalt, und wer war beteiligt oder befangen? Konkret gehören hinein: Datum und Teilnehmer, die Feststellung der Beschlussfähigkeit nach der Satzung, die Entscheidungsgrundlage in einem Satz (etwa welche Unterlagen vorlagen), der Beschlusstext selbst im Wortlaut, das Abstimmungsergebnis und die Unterschriften. Bei Geschäften, an denen ein Vorstandsmitglied persönlich beteiligt ist, gehört die Behandlung dieses Konflikts ausdrücklich ins Protokoll.
Welche Vorgänge einen eigenen Beschluss brauchen
- Feststellung der Jahresrechnung beziehungsweise des Jahresabschlusses
- jede Zuwendung an Begünstigte, auch wiederkehrende, mindestens als Grundsatzbeschluss mit Rahmen und Turnus
- Bildung und Auflösung von Rücklagen
- Erlass und Änderung der Anlagerichtlinie sowie wesentliche Abweichungen davon
- Beauftragung und Kündigung von Dienstleistern mit dauerhaftem Mandat
- Erwerb, Veräußerung und Belastung von Vermögensgegenständen des Grundstockvermögens
- Geschäfte mit Organmitgliedern, Stifter oder nahestehenden Personen
Eine Ablage, die eine Prüfung übersteht
Drei Regeln reichen. Erstens: ein einziger Ordner pro Geschäftsjahr, digital, mit immer gleicher Unterteilung in Beschlüsse, Rechnungswesen, Vermögen, Aufsicht und Verträge. Zweitens: fortlaufend nummerierte Beschlüsse über alle Jahre hinweg, damit Lücken auffallen. Drittens: Zugriff für mindestens zwei Personen, sonst hängt die gesamte Stiftungsdokumentation an einem Postfach. Was davon der Dienstleister führt, ist zweitrangig, solange der Vorstand jederzeit selbst hineinkommt. Eine Auslagerung, nach der die Stiftung ihre eigenen Unterlagen nur noch auf Anfrage sieht, ist keine Entlastung, sondern ein Kontrollverlust.
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Stiftungs-Check starten6. Welche Fristen geben dem Stiftungsmanagement den Takt vor?
Den Takt geben die Berichtspflicht gegenüber der Stiftungsaufsicht und die steuerlichen Erklärungsfristen vor, und beide hängen an einem einzigen Datum: dem Ende des Geschäftsjahres. Alles andere ordnet sich diesem Rhythmus unter. Für die Organisation ist dabei weniger interessant, wann genau welche Frist läuft, als wer sie nachhält. Den vollständigen Ablauf mit Rhythmus und Terminen hält der eingangs verlinkte Beitrag zur laufenden Verwaltung bereit; hier geht es nur um die Zuordnung.
Das Prinzip: eine Frist, ein Name, ein Vorlauf
Jede wiederkehrende Frist braucht drei Einträge: den Termin selbst, einen namentlich benannten Verantwortlichen und eine Vorwarnung mit ausreichendem Vorlauf, damit Zulieferungen noch möglich sind. Der Vorlauf ist der Teil, den die meisten Stiftungen weglassen. Eine Erklärungsfrist ist nicht der Tag, an dem die Arbeit beginnt, sondern der Tag, an dem sie längst fertig sein muss.
Warum die Fristenverantwortung nicht mit dem Mandat übergeht
Ein Steuerberater überwacht die Fristen seines Mandats, nicht die Fristen der Stiftung insgesamt. Die Berichtspflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde, satzungsmäßige Sitzungstermine, Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen von Dienstleistern stehen in keinem Steuerprogramm. Genau in dieser Lücke entstehen die typischen Versäumnisse. Praktisch heißt das: Der Vorstand führt einen eigenen Fristenkalender, auch wenn ein Dienstleister parallel einen führt. Was die Aufsichtsbehörde im Einzelnen verlangt und wie weit ihre Befugnisse reichen, steht im Beitrag Stiftungsaufsicht.
7. Was kostet ausgelagertes Stiftungsmanagement, und ab wann rechnet es sich?
Die laufende Verwaltung einer Stiftung beginnt bei rund 1.500 € pro Jahr, und dieser Betrag beschreibt eine schlanke, vermögensverwaltende Struktur mit externer Buchführung, Jahresrechnung und Steuererklärung. Nach oben ist die Spanne offen: Jede Immobilie, jede Beteiligung, jedes zusätzliche Organ und jede Ausschüttungsrunde erhöht den Aufwand. Eine belastbare Zahl für dein Vorhaben entsteht deshalb erst, wenn Vermögensart und Aktivität feststehen. Die Kostenseite im Überblick behandelt der Beitrag Stiftung Kosten.
Die Rechnung, die vor der Auslagerung steht
Bevor du Angebote vergleichst, lohnt eine ehrliche Gegenüberstellung von drei Größen: dem externen Honorar, der eigenen Zeit zum realistischen Stundenwert und dem Risiko eines Fehlers. Die dritte Größe wird fast immer vergessen und ist oft die teuerste. Ein verspäteter Bericht, eine übersehene Kapitalertragsteuer-Anmeldung oder eine nicht beschlossene Ausschüttung kosten mehr als das Jahreshonorar, das man sich gespart hat. Umgekehrt gilt: Wer fachlich im Thema ist und Zeit hat, kann Buchführung und Ablage sinnvoll selbst machen und die externe Hilfe auf Jahresrechnung und Steuererklärung begrenzen.
Wo die Grenze nach unten liegt
Die Aufsicht erkennt rechtsfähige Stiftungen in der Praxis ab etwa 100.000 € Vermögen an, je nach Bundesland auch erst ab 250.000 €. Damit sich die Struktur im Alltag trägt, braucht es erfahrungsgemäß eher 150.000 bis 200.000 €. Der Grund ist genau diese Kostenseite: Die laufende Verwaltung ist aus den Erträgen zu bestreiten, denn das Grundstockvermögen ist ungeschmälert zu erhalten und der Stiftungszweck mit den Nutzungen des Grundstockvermögens zu erfüllen (§ 83c Abs. 1 BGB). Bleibt nach den Verwaltungskosten nichts mehr für den Zweck übrig, stimmt die Struktur nicht. Wo die Grenze der Angemessenheit verläuft, behandelt der Beitrag Verwaltungskosten der Stiftung, konkrete Reduktionshebel findest du unter Stiftung ohne Verwaltungsaufwand.
Der Vorstand als Kostenposition
Organmitglieder sind nach § 84a Abs. 1 BGB unentgeltlich tätig; die Satzung kann Abweichendes bestimmen. Für die Kalkulation heißt das: Ohne ausdrückliche Satzungsgrundlage gibt es keine Vergütung, und wer sie später einführen will, braucht eine Satzungsänderung. Bei gemeinnützigen Stiftungen lässt sich eine ehrenamtliche Tätigkeit im Rahmen der Ehrenamtspauschale von 960 € pro Jahr und Person steuerfrei abgelten (§ 3 Nr. 26a EStG). Für Familienstiftungen greift diese Norm nicht, weil sie an eine steuerbegünstigte Einrichtung anknüpft.
8. Woran scheitert das Stiftungsmanagement kleiner Stiftungen im Alltag?
Fast immer an denselben sechs Punkten, und keiner davon ist fachlicher Natur:
- Niemand ist zuständig: Der Vorstand besteht aus drei Familienmitgliedern, und alle gehen davon aus, dass sich der Steuerberater kümmert. Der kümmert sich um das Mandat, nicht um die Stiftung. Abhilfe: eine schriftliche Aufgabenverteilung im Vorstand, mit Namen.
- Entscheidungen ohne Beschluss: Ausschüttungen fließen, weil sie immer geflossen sind. Im Prüfungsfall fehlt die Grundlage. Abhilfe: kein Zahlungsvorgang ohne vorherigen Beschluss, auch bei wiederkehrenden Zuwendungen.
- Delegation ohne Grundlage: Ein externer Verwalter handelt faktisch wie ein Geschäftsführer, ohne dass Satzung oder Beschluss das tragen. Das ist der Fall, den § 664 Abs. 1 S. 1 BGB im Blick hat. Abhilfe: den passenden Weg wählen, also Dienstleistervertrag, besonderer Vertreter oder weiteres Organ.
- Keine eigene Fristenübersicht: Die Frist gegenüber der Stiftungsaufsicht steht in keinem Steuerprogramm. Abhilfe: ein eigener Kalender im Vorstand, unabhängig vom Dienstleister.
- Privates und Stiftungsvermögen vermischen: Die Stiftung ist eine eigene juristische Person mit eigenem Konto, eigener Buchführung und eigener Kasse. Zahlungen über das Privatkonto des Stifters sind der schnellste Weg, die Trennung zu verlieren, die die ganze Struktur erst rechtfertigt.
- Alles hängt an einer Person: Stirbt oder erkrankt das aktive Vorstandsmitglied, weiß niemand, wo die Unterlagen liegen und welche Verträge laufen. Abhilfe: Zweitzugang, Vertragsübersicht und eine Nachfolgeregelung in der Satzung.
Unser Fazit
Stiftungsmanagement ist keine Frage der Fleißarbeit, sondern der Zuordnung. Das Gesetz gibt den Rahmen enger vor, als viele erwarten: Der Vorstand führt die Geschäfte und vertritt die Stiftung (§ 84 Abs. 1, Abs. 2 S. 1 BGB), auf seine Tätigkeit sind die §§ 664 bis 670 BGB entsprechend anzuwenden (§ 84a Abs. 1 S. 1 BGB), und im Zweifel darf er die Ausführung nicht einem Dritten übertragen (§ 664 Abs. 1 S. 1 BGB). Wer trotzdem auslagern will, und das ist in den meisten Stiftungen sinnvoll, braucht dafür eine Grundlage: einen Dienstleistervertrag für Hilfstätigkeiten, einen besonderen Vertreter nach § 30 BGB für einen abgegrenzten Geschäftskreis oder ein weiteres Organ nach § 84 Abs. 4 BGB.
Was in keinem dieser Wege mitwandert, ist die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsführers (§ 84a Abs. 2 S. 1 BGB). Sie verändert nach der Delegation nur ihren Gegenstand und verlangt Auswahl, Einweisung und Überwachung statt eigener Ausführung. Praktisch heißt das: Buchführung, Jahresrechnung, Steuererklärung und Kapitalanlage gehören in den meisten kleinen Stiftungen nach außen, Beschlüsse, Berichte und der Fristenkalender bleiben drinnen. Ab rund 1.500 € pro Jahr ist diese Aufteilung zu haben, und sie muss aus den Erträgen finanziert werden, weil das Grundstockvermögen ungeschmälert zu erhalten ist (§ 83c Abs. 1 BGB). Unterhalb von etwa 150.000 bis 200.000 € Vermögen geht diese Rechnung selten auf.
Und was heißt das für dich?
Ob eine Stiftung in deiner Situation das richtige Instrument ist, hängt an Vermögen, Zielen und Zeithorizont. Zehn Minuten am Telefon reichen für die erste Einschätzung.
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Häufige Fragen
Braucht eine kleine Stiftung eine eigene Geschäftsführung?
Nein, gesetzlich verlangt ist nur der Vorstand: Die Stiftung muss einen Vorstand haben, und der Vorstand führt die Geschäfte (§ 84 Abs. 1 BGB). Eine angestellte Geschäftsführung ist eine organisatorische Entscheidung, kein Muss. Sie wird auch nicht zum Organ, sondern arbeitet dem Vorstand zu, solange die Satzung nichts anderes vorsieht.
Haftet der Vorstand, wenn der Steuerberater eine Frist versäumt?
Im Verhältnis zur Stiftung bleibt der Vorstand in der Pflicht. Für das Verschulden eines Gehilfen ist der Beauftragte nach § 278 BGB verantwortlich (§ 664 Abs. 1 S. 3 BGB), und der Sorgfaltsmaßstab des § 84a Abs. 2 S. 1 BGB gilt unverändert weiter. Ob der Dienstleister seinerseits einzustehen hat, richtet sich nach seinem Vertrag und ist eine zweite, davon getrennte Frage.
Kann eine Stiftung ihre Verwaltung vollständig an einen Dienstleister übergeben?
Die Ausführung weitgehend ja, die Verantwortung nicht. Der Beauftragte darf im Zweifel die Ausführung des Auftrags nicht einem Dritten übertragen (§ 664 Abs. 1 S. 1 BGB), es braucht also eine tragende Grundlage in Satzung oder Beschluss. Beschlüsse, Vertretung nach außen und die Berichtsverantwortung gegenüber der Aufsicht bleiben in jedem Fall beim Vorstand.
Was ist der Unterschied zwischen einem besonderen Vertreter und einem Bevollmächtigten?
Der besondere Vertreter braucht eine Grundlage in der Satzung (§ 30 BGB, anwendbar über § 84 Abs. 5 BGB), und seine Vertretungsmacht erstreckt sich im Zweifel auf alle Rechtsgeschäfte seines Geschäftskreises. Eine Vollmacht erteilt dagegen der Vorstand selbst, sie ist auf ihren Wortlaut begrenzt und jederzeit widerruflich. Für dauerhafte Aufgabenbereiche ist der erste Weg der saubere.
Dürfen die Kosten des Stiftungsmanagements aus dem Grundstockvermögen bezahlt werden?
Grundsätzlich nein. Das Grundstockvermögen ist ungeschmälert zu erhalten, und der Stiftungszweck ist mit seinen Nutzungen zu erfüllen (§ 83c Abs. 1 BGB). Verwaltungskosten gehören damit in die Ertragsrechnung. Durch die Satzung kann allerdings bestimmt werden, dass die Stiftung einen Teil des Grundstockvermögens verbrauchen darf (§ 83c Abs. 2 BGB); ohne eine solche Regelung bleibt es beim Erhaltungsgebot.
Quellen und Rechtsgrundlagen
- Stiftungsorgane, Geschäftsführung und Vertretung durch den Vorstand: § 84 Abs. 1 und Abs. 2 BGB; Abweichungen und Beschränkung der Vertretungsmacht durch die Satzung: § 84 Abs. 3 BGB; weitere Organe: § 84 Abs. 4 BGB; entsprechende Anwendung der §§ 30, 31 und 42 Abs. 2 BGB: § 84 Abs. 5 BGB
- Besondere Vertreter für einen zugewiesenen Geschäftskreis: § 30 BGB
- Rechte und Pflichten der Organmitglieder, entsprechende Anwendung der §§ 664 bis 670 BGB und Unentgeltlichkeit: § 84a Abs. 1 BGB; Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsführers und Schutz vertretbarer Entscheidungen: § 84a Abs. 2 BGB; entsprechende Anwendung des § 31a BGB: § 84a Abs. 3 BGB
- Grenzen der Übertragung auf Dritte, Verschulden bei der Übertragung, Verantwortlichkeit für Gehilfen nach § 278 BGB: § 664 Abs. 1 BGB
- Auskunfts- und Rechenschaftspflicht des Beauftragten: § 666 BGB
- Erhaltung des Grundstockvermögens und Zweckerfüllung aus den Nutzungen: § 83c Abs. 1 BGB; Verbrauchsmöglichkeit kraft Satzung: § 83c Abs. 2 BGB
- Ehrenamtspauschale für nebenberufliche Tätigkeit im Dienst einer steuerbegünstigten Einrichtung: § 3 Nr. 26a EStG
- Bundeseinheitliches Stiftungsrecht seit dem 1. Juli 2023: §§ 80 ff. BGB
- Praxiswerte (laufende Verwaltungskosten ab rund 1.500 € pro Jahr, Anerkennungsschwelle ab etwa 100.000 € je nach Bundesland bis 250.000 €, Tragfähigkeit ab etwa 150.000 bis 200.000 €) aus der Beratungspraxis Ratgeber Stiftung. Gesetzestexte abgerufen am 1. September 2026. Stand: September 2026.
