Wer eine Stiftung gründet, unterschätzt selten die Idee, aber oft den Papierkram. Vier Kern-Dokumente braucht jede Stiftungsgründung: die Stiftungs-Satzung, das Stiftungsgeschäft (die verbindliche Errichtungserklärung), eine Vermögensaufstellung aller einzubringenden Werte und die persönlichen Dokumente von Stifter und Vorstand. Wer Sachwerte wie Immobilien oder GmbH-Anteile einbringt, ergänzt Bewertungsgutachten, notarielle Verträge und Grundbuchauszüge. In diesem Beitrag geht es um die vollständige Dokumenten-Checkliste: was in jede Unterlage gehört, wer sie erstellt und was die Stiftungsaufsicht zusätzlich sehen will. Den Gesamtablauf der Gründung behandelt der Beitrag Stiftung gründen: der komplette Ablauf.
Das Wichtigste in Kürze
- Vier Kern-Dokumente: Satzung, Stiftungsgeschäft, Vermögensaufstellung, persönliche Dokumente (Ausweise, ggf. Heirats- und Geburtsurkunden).
- Die Satzung ist das Herzstück: Anwalt, Steuerberater und Stifter arbeiten sie gemeinsam aus; nach Errichtung ist sie kaum änderbar.
- Ein Schenkungsversprechen reicht nicht: Das Finanzamt verlangt im Stiftungsgeschäft eine echte, verbindliche Verpflichtung zur Vermögensübertragung.
- Sachwerte bedeuten Zusatzunterlagen: bei Immobilien u. a. Grundbuchauszug (nicht älter als 4 Wochen) und Verkehrswertgutachten, bei GmbH-Anteilen u. a. notarielle Abtretungsurkunde und letzter Jahresabschluss.
- Die Stiftungsaufsicht will mehr als Formales: Liquiditätsplanung, Zweck-Verwirklichungs-Plan und Vorstandsverpflichtung gehören dazu.
- Der Umfang bleibt überschaubar: Ein Standard-Fall mit Bareinzahlung und Depot kommt mit rund 20 Seiten aus.
1. Welche vier Kern-Dokumente braucht jede Stiftungsgründung?
Jede Stiftungsgründung steht auf vier Dokumenten: Satzung, Stiftungsgeschäft, Vermögensaufstellung und persönliche Unterlagen. Alles Weitere hängt davon ab, welches Vermögen eingebracht wird und welche Stiftungsform gewählt ist. Die Übersicht:
| Dokument | Was es regelt | Wer es erstellt |
|---|---|---|
| Stiftungs-Satzung | Zweck, Vermögen, Organe, Begünstigte: die Gründungs-Urkunde der Stiftung | Anwalt, Steuerberater und Stifter gemeinsam |
| Stiftungsgeschäft | Verbindliche Errichtungserklärung mit Verpflichtung zur Vermögensübertragung | Stifter (mit fachlicher Begleitung) |
| Vermögensaufstellung | Auflistung und Bewertung aller einzubringenden Werte | Stifter, Belege liefern Banken, Notare, Sachverständige |
| Persönliche Dokumente | Identitätsnachweise von Stifter und Vorstand, ggf. Urkunden | Stifter und Vorstandsmitglieder |
Die Stiftungs-Satzung: das Herzstück
Die Satzung ist die Gründungs-Urkunde der Stiftung und nach der Errichtung kaum noch änderbar. Deshalb wird sie nicht allein am Küchentisch geschrieben: Anwalt, Steuerberater und Stiftungsinitiator arbeiten sie gemeinsam aus. In die Satzung gehören:
- Name der Stiftung
- Sitz und Verwaltungssitz
- Stiftungszweck, präzise formuliert
- Vermögensausstattung (das Grundstockvermögen)
- Organe (Vorstand, ggf. Stiftungsrat)
- Begünstigte (Destinatäre, also die Personen, die von der Stiftung profitieren sollen)
- Grundsätze der Anlagestrategie
- Auflösungs- und Anfallsbestimmungen
Ein Punkt wird in der Praxis oft übersehen: Anpassungs-Klauseln. Soweit zulässig, sollten sie eingebaut werden, damit spätere Änderungen am Begünstigtenkreis oder an der Anlagestrategie möglich bleiben. Merksatz: Die Satzung ist kein Formular, sondern die Verfassung der Stiftung, und sie muss beim ersten Wurf sitzen.
Das Stiftungsgeschäft: die verbindliche Errichtungserklärung
Das Stiftungsgeschäft ist die schriftliche Erklärung des Stifters, dass er die Stiftung errichten und das in der Satzung benannte Vermögen übertragen will. Inhaltlich ist es schlank: Verweis auf die Satzung, Vermögenszuwendungs-Erklärung, Datum, Unterschrift. Entscheidend ist der Charakter des Dokuments: Das Finanzamt fordert eine echte Verpflichtung, kein bloßes Schenkungsversprechen. Die Ankündigung, später Geld einzuzahlen, genügt nicht. Wird Vermögen erst später verfügbar (etwa der Verkaufserlös einer Immobilie), sollte genau dokumentiert werden, wann und wie es in die Stiftung fließt.
Die Vermögensaufstellung: was kommt in die Stiftung?
Die Vermögensaufstellung listet alle Vermögensgegenstände auf, die in die Stiftung eingebracht werden sollen: Cash, Wertpapierdepot, Immobilien, GmbH-Anteile, Sachwerte. Zu jeder Position gehört eine Bewertung, je nach Asset zu Verkehrswerten oder Buchwerten. Als Belege dienen:
- Wertpapiere: die letzten Depot-Auszüge
- Immobilien: Grundbuchauszug plus Verkehrswertgutachten
- GmbH-Anteile: letzte Bilanz plus Ertragswert-Berechnung
Praxistipp: Schon vor dem Erstgespräch eine grobe Vermögensaufstellung erstellen, das spart später Aufwand. Banken und Depotbanken liefern Auszüge schnell; Notare und Sachverständige brauchen länger. Welche Vermögenswerte sich überhaupt als Erstausstattung eignen, zeigt der Beitrag zum Grundstockvermögen.
Die persönlichen Dokumente
Der vierte Block betrifft die Personen hinter der Stiftung:
- Personalausweis des Stifters: als beglaubigte Kopie, für den Identitätsnachweis gegenüber Stiftungsaufsicht und Bank
- Personalausweise des Vorstands: alle vertretungsberechtigten Personen
- Steueridentifikationsnummer des Stifters: die Stiftung erhält ihre eigene Steuernummer später, die Stifter-ID wird aber schon jetzt gebraucht
- Heiratsurkunde: wenn beide Ehegatten gemeinsam stiften
- Geburtsurkunden der Begünstigten: bei mehreren Generations-Destinatären, zur Klärung des Steuerklassen-Privilegs
2. Welche Zusatzunterlagen brauche ich bei Sachwerten?
Sobald nicht nur Geld, sondern Sachwerte in die Stiftung wandern, wächst die Unterlagen-Liste. Grundregel: Jeder Sachwert braucht einen Eigentumsnachweis, eine belastbare Bewertung und ein wirksames Übertragungs-Dokument.
Immobilien
- Grundbuchauszug, nicht älter als 4 Wochen
- Verkehrswertgutachten oder Sachwertberechnung
- Notarvertrag über die Übertragung (als Stiftung des Objekts oder über ein Verkäuferdarlehen)
- Bestehende Mietverträge
- Versicherungs-Police
Die Immobilienübertragung läuft über den Notar; welche Rolle er im Detail spielt und was beurkundet werden muss, erklärt der Beitrag Notar bei der Stiftungsgründung.
GmbH-Anteile
- Aktueller Gesellschaftsvertrag
- Notarielle Abtretungsurkunde
- Letzter Jahresabschluss
- Ertragswert-Berechnung für die Bewertung
- Bei Schachtelprivileg: Dokumentation der Beteiligungsquote
Wertpapiere
- Depot-Auszug der abgebenden Bank
- Übertragungs-Auftrag
3. Was verlangt die Stiftungsaufsicht zusätzlich?
Die Stiftungsaufsicht prüft nicht nur die Formalien, sondern will erkennen, dass die Stiftung dauerhaft funktionieren kann. Drei Unterlagen kommen deshalb typischerweise hinzu, und genau hier setzen Nachfragen der Behörde an, wenn etwas fehlt oder zu dünn ausgearbeitet ist:
- Liquiditätsplanung: Wie wird das Vermögen angelegt, welche Erträge sind realistisch, und decken die Erträge die laufenden Kosten?
- Zweck-Verwirklichungs-Plan: Wie soll der Stiftungszweck konkret umgesetzt werden?
- Vorstandsverpflichtung: Erklärung der Vorstandsmitglieder, dass sie die Funktion übernehmen und die Stiftungsregeln kennen.
Merksatz: Die Aufsicht genehmigt kein Konzept auf dem Papier, sondern eine Organisation, die tragfähig wirtschaften soll. Wer Liquiditätsplanung und Zweck-Verwirklichung von Anfang an sauber ausarbeitet, vermeidet Rückfragen und damit Wartezeit. Wie lange das Anerkennungsverfahren insgesamt dauert, zeigt der Beitrag Wie lange dauert eine Stiftungsgründung?.
4. Welche Unterlagen braucht eine Treuhandstiftung?
Bei der Treuhand-Stiftung tritt an die Stelle der staatlichen Anerkennung das Vertragsverhältnis mit einem Treuhänder. Entsprechend verschiebt sich die Unterlagen-Liste:
- Treuhand-Treugeber-Vertrag: regelt Aufgaben, Rechte und Pflichten zwischen Treuhänder und Stiftungsrat, das zentrale Zusatzdokument dieser Stiftungsform
- Identitäts- und Bonitäts-Nachweise des Treuhänders: bei spezialisierten Treuhand-Dienstleistern Standard
- Bankkonto-Eröffnungsunterlagen: der Treuhänder eröffnet das Konto im eigenen Namen für die Stiftung
5. Welche Unterlagen braucht die Bank nach der Anerkennung?
Mit der Anerkennung ist die Papierarbeit noch nicht ganz vorbei: Für die Kontoeröffnung verlangt die Bank die vollständige Stiftungs-Dokumentation. Dazu gehören:
- Anerkennungs-Urkunde, Satzung und Stiftungsgeschäft
- Eintragung der Stiftung im Transparenzregister
- Steuernummer der Stiftung (beim Finanzamt zu beantragen)
- Identitätsnachweise aller vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder mit Ausweis-Kopie
6. Wie sieht eine komplette Checkliste in der Praxis aus?
Ein realistisches Beispiel zeigt, dass der Aufwand überschaubar bleibt. Für eine Familienstiftung mit 200.000 € Erstausstattung aus Bareinzahlung und Wertpapierdepot besteht das Unterlagen-Paket typischerweise aus:
- Satzungs-Entwurf (12 Seiten)
- Stiftungsgeschäft (1 Seite)
- Vermögensaufstellung mit Depot-Auszug
- Personalausweis-Kopien von Stifter und Co-Vorstand
- Vorstandsverpflichtungs-Erklärung
- Anlage-Konzept (1 Seite)
Insgesamt rund 20 Seiten, und das reicht für eine Standard-Anerkennung. Die Dokumenten-Checkliste ist also kein Aktenberg, sondern ein kompaktes, aber vollständig durchdachtes Paket. Was eine Familienstiftung darüber hinaus ausmacht, erklärt der Grundlagen-Beitrag zur Familienstiftung.
7. Welche Fehler kosten bei den Unterlagen Zeit und Geld?
- Schenkungsversprechen statt Verpflichtung: Wer dem Finanzamt nur ankündigt, später einzuzahlen, scheitert. Das Stiftungsgeschäft muss eine verbindliche Erklärung enthalten.
- Satzung ohne Anpassungs-Klauseln: Die Satzung ist nach Errichtung kaum änderbar; wer keine zulässigen Anpassungsmöglichkeiten für Begünstigtenkreis oder Anlagestrategie vorsieht, zementiert den Status quo.
- Veraltete Nachweise: Der Grundbuchauszug darf nicht älter als 4 Wochen sein; wer zu früh zieht, holt ihn doppelt.
- Vermögensaufstellung zu spät begonnen: Depot-Auszüge kommen schnell, Gutachten von Sachverständigen und Notartermine brauchen Vorlauf. Wer die Aufstellung erst am Ende angeht, verzögert die gesamte Gründung.
- Später verfügbares Vermögen nicht dokumentiert: Fließt Geld erst nach der Gründung (etwa ein Verkaufserlös), muss genau festgehalten sein, wann und wie es in die Stiftung gelangt.
Unser Fazit
Die Unterlagen für eine Stiftungsgründung sind kein Hexenwerk, aber auch nichts für die letzte Minute. Vier Kern-Dokumente bilden das Fundament: eine professionell ausgearbeitete Satzung, ein verbindliches Stiftungsgeschäft, eine belegte Vermögensaufstellung und die persönlichen Nachweise. Je nach eingebrachtem Vermögen kommen Gutachten, Notarverträge und Registerauszüge hinzu, und die Stiftungsaufsicht erwartet zusätzlich Liquiditätsplanung, Zweck-Verwirklichungs-Plan und Vorstandsverpflichtung. Wer früh mit der Vermögensaufstellung beginnt und die Satzung mit Profis ausarbeitet, hält den Umfang bei einem Standard-Fall bei rund 20 Seiten und das Verfahren frei von Rückfragen.
FAQ: Unterlagen für die Stiftungsgründung
Wer erstellt die Satzung: Anwalt oder Stiftungsberater?
In der Praxis entsteht die Satzung im Zusammenspiel: Anwalt, Steuerberater und Stiftungsinitiator arbeiten sie gemeinsam aus. Sie ist die Gründungs-Urkunde und nach Errichtung kaum änderbar, deshalb gehört sie in fachkundige Hände.
Wie aktuell muss der Grundbuchauszug sein?
Für die Übertragung einer Immobilie sollte der Grundbuchauszug nicht älter als 4 Wochen sein. Depot-Auszüge sollten die letzten verfügbaren sein; Banken stellen sie in der Regel schnell bereit.
Brauche ich ein Verkehrswertgutachten für die Immobilie?
Ja, für eingebrachte Immobilien ist ein Verkehrswertgutachten oder eine Sachwertberechnung erforderlich, dazu der Grundbuchauszug, der Notarvertrag über die Übertragung, bestehende Mietverträge und die Versicherungs-Police.
Reicht ein Schenkungsversprechen gegenüber dem Finanzamt?
Nein. Das Finanzamt verlangt im Stiftungsgeschäft eine echte, verbindliche Verpflichtung zur Vermögensübertragung. Die bloße Ankündigung, später Geld einzuzahlen, genügt nicht.
Was prüft die Stiftungsaufsicht genau?
Neben den Gründungs-Dokumenten typischerweise drei Punkte: die Liquiditätsplanung (decken realistische Erträge die laufenden Kosten?), den Zweck-Verwirklichungs-Plan (wie wird der Stiftungszweck konkret umgesetzt?) und die Vorstandsverpflichtung der handelnden Personen.
Wie umfangreich sind die Unterlagen insgesamt?
Überschaubar: Bei einer Familienstiftung mit Bareinzahlung und Wertpapierdepot kommt das komplette Paket, von der Satzung (12 Seiten) bis zum Anlage-Konzept, auf rund 20 Seiten und reicht für eine Standard-Anerkennung.
Quellen und Grundlagen
- Anforderungen der Stiftungsaufsicht an Gründungs-Unterlagen (Anerkennungsverfahren der Bundesländer)
- Anforderungen von Finanzamt und Banken an Stiftungsgeschäft, Transparenzregister-Eintragung und Kontoeröffnung
- Praxis-Einordnungen aus der Beratungspraxis Ratgeber Stiftung. Stand: Juli 2026.
